El Newton Medical Center
es una facilidad con 103 camas, sin fines de lucro dedicada a proveer servicios para cuidados de la salud a ciudades alrededor de Newton, Kansas. Cuando el hospital decidió buscar el registro en 2005 del ISO 9001, contrató un consultor para ayudarlos con la preparación. La necesidad que el consultor identificó en Newton fue una forma para controlar sus documentos.
Una Buena Recomendación
Habiendo visto la instalación del Software de Cumplimiento Normativo de Qualtrax en otro hospital, el consultor recomendó que Newton investigara el producto. “Nosotros en realidad visitamos el otro hospital,” dijo el Coordinador de Programas, Cheryl McCart. “Estábamos impresionados con las características para controlar los documentos de Qualtrax así como la estrategia del precio. Fue también muy rasonable para un hospital comunitario.”
La Sra. McCart, una enfermera registrada, atiende el rol de supervisión de gerencia de calidad para la acreditación del hospital y las iniciativas de satisfacción de pacientes. Como representante de la administración del ISO, trabajó con IT y con el Vice Presidente de Srvicios a Pacientes (enfermería) para seleccionar Qualtrax como el paquete de Software de Cumplimiento Normativo para Newton. La adquisición de Servicios a Pacientes, el más grande departamento de Newton, era importante porque el impacto de Qualtrax sería en muchas tareas diarias.
Desde la implementación, Qualtrax ha llegado a ser arraigado por las operaciones de Newton. “Nosotros estamos muy complacidos con Qualtrax,” dijo McCart. “De hecho, nuestro mayor retorno de inversión es el nivel de satisfacción que vemos en nuestros empleados. Su simplicidad la hace una gran herramienta.”
Reconociendo el Valor y Potencial
Newton Medical recibió el registro al ISO
9001:2000 en Diciembre del 2005. En ese tiempo, se usaba el Qualtrax estrictamente para mantener procedimientos y pólizas. Hoy, la Sra. McCart dice, “Cualquier cosa que teníamos en papel, está ahora en el Qualtrax.” Esto incluye todas las formas del hospital, materiales de educación para el paciente, descripciones de trabajo,manuales de empleados, y referencias externas. Habiendo recientemente terminado su primera auditoría, los auditores quedaron impresionados con como Qualtrax permite a Newton conocer efectivamente los requerimientos de control de documentos.
Auditores del ISO no son sólo los únicos que aprecian este sistema. La Sra. McCart una vez mostró el softwarea un hospital cercano que pidió orientación sobre procesos de auditoría. Y aunque estaban desinteresados en la certificación del ISO, el hospital adquirió Qualtrax basado en el valor que vieron con el uso de control de documentos y el potencial de flujos de trabajo automatizados de Newton.
Newton también utiliza el Qualtrax para las inspecciones del Programa de Acreditación de Centros de Salud (HFAP). Un proceso que necesitaba horas en impresión de manuales y encuadernación, han sido eliminados. Durante la inspección más reciente, la Sra. McCart sentó a los inspectores en estaciones de trabajo y les enseñó como localizar los documentos. “Ellos quedaron impresionados y muy agradecidos que no tuvieron que revisar entre páginas y páginas manualmente.”
Parte de la Vida
“Qualtrax es tan normal como respirar para nuestros más de 500 empleados,” dice McCart. Con sólo 89 logins asignados, Newton se beneficia de los usuarios ilimitados que Qualtraz permite que solamente observen. “Qualtrax es definitivamente un buen producto, especialmente para un hospital comunitario. Ayudará a cualquiera que quiera eliminar papeleo del lugar de trabajo.”